De la información al conocimiento: factores que ayudan a un mejor uso de la tecnología en la gestión

La incorporación de sistemas de información que integran áreas y funciones constituyen un cambio significativo para las instituciones. Al incorporar soluciones integradas, además de simplificar procesos, se logra resolver un tema fundamental para la toma de decisiones, que es contar con información con cierto control de calidad, disponible y confiable. Uno se pregunta por qué es importante llevar adelante este tipo de procesos y la respuesta se torna evidente. En muchas organizaciones se puede observar que existen soluciones atomizadas en problemas operacionales que resuelven realidades locales, pero no se percibe un real aprovechamiento de las capacidades de la tecnología ¿Qué significa esta expresión? Significa lograr transformar la tecnología en un aliado, en un facilitador, en una respuesta a lo rutinario; que la tecnología esté al servicio de las instituciones, es decir, de las personas que la conforman ¿Es un desafío utilizar la tecnología de manera que esté al servicio de las personas? ¿Cómo se puede optimizar el uso de forma tal que alivie las tareas, constituya una herramienta y sirva para solucionar problemas y no para crearlos? Estas y otras preguntas similares nos hacemos todos los días quienes trabajamos en sistemas de información. En los 20 años que he estado trabajando en estos temas, no he dejado de encontrarme con situaciones que muestran en forma clara la sub-utilización de la tecnología disponible, tanto sea de hardware como de software. Es interesante tomar algunos ejemplos que hemos naturalizado en la vida cotidiana, pero nos resulta difícil llevarlo al ámbito de trabajo diario. Por ejemplo, extraemos dinero desde un cajero automático con la mayor naturalidad, a veces pedimos un comprobante en papel y otras no. Lo que es seguro es que no se nos ocurre entrar al banco para realizar esta extracción por la ventanilla. Aceptamos que la tecnología ha hecho avances destacados en el ámbito de la medicina pero nos resulta muy difícil aplicar el mismo concepto a la hora de trasladar esos avances al ámbito de trabajo. Por ejemplo, hoy nos sentimos mucho más seguros cuando un laboratorio bioquímico realiza sus análisis en forma automatizada. Sabemos que los reactivos que se utilizan están controlados digitalmente en tiempo y medida. Los resultados pasan en forma automática a los informes desde la aparatología, evitando errores. Cuando leemos que se está trabajando en pruebas para la creación de prótesis de ojos electrónicos, o que existen dispositivos para un control personalizado de la administración de la insulina en aquellas personas afectadas de diabetes, o cuando, haciendo uso de los avances tecnológicos, podemos comunicarnos con un amigo que está a miles de kilómetros de distancia, o ver en tiempo real, a través de una cámara, a un familiar que se mudó a otro país, entonces celebramos los avances de la tecnología. Pero si hablamos de que los alumnos se inscriban por Internet para rendir exámenes o de que un profesor pida sus viáticos desde la PC que tiene en su casa, comienzan a aparecer una serie de "razones" y "argumentos" que impiden seguir adelante con estas ideas. Si bien es cierto que muchos de los argumentos de la no aceptación de estas propuestas son muy legítimos, también es cierto que es legítimo tratar de ver cómo se pueden cambiar ciertos procesos y reglas de manera de poder llevar adelante el cambio. Esta es la manera de aprovechar la tecnología disponible.